Uno de los ingredientes más importantes de tu negocio son los informes de seguimiento semanales. De hecho, son una pieza clave en el buen funcionamiento de tu empresa.
Piensa que cada reto que te marcas, cada venta que realizas, cada gasto que se produce, cada pago que acometes y cada factura que emites no significa nada si no la comparas con un periodo anterior. Y tus decisiones empresariales deben estar siempre fundamentadas en algo, y ese algo son tus informes de seguimiento. Ellos, como buen guía, te marcarán el camino a seguir.
En tu camino hacia la lectura de este post, seguro que te has encontrado con mil y una plantillas de Excel para elaborar el libro de ingresos y gastos. Para de buscar, porque has llegado al sitio indicado. Si eres de los que todavía está pensando qué variables controlar, nosotros te vamos a dar 4 informes de seguimiento semanales para tu negocio.
Esta es nuestra propuesta. Una vez la leas, seguro que tú mismo decides si estos son los que necesitas, o incluso puedes añadir alguno más.
Seguimiento de oportunidades de venta
¿Llevas un informe de las ventas que tienes previsto realizar hasta el cierre del mes o del trimestre? En caso afirmativo, perfecto, estás en la línea correcta. Pero si tu respuesta es negativa, necesitas ponerte las pilas desde ya y hacer una estimación, lo más aproximada posible, de las ventas previstas hasta el cierre del mes o del trimestre y plasmarlo en un informe.
¿No sabes cómo agrupar la información que genera tu equipo de ventas y comerciales? Te damos ideas…
Por responsable de la venta: cada venta es personalizable, tanto que incluso puedes anotar qué comercial crea la oportunidad de venta y qué comercial la cierra definitivamente. Son dos informaciones diferentes y muy valiosas. En función de la actividad que genera cada uno de tus comerciales, deben hacer previsiones de las ventas que pretenden realizar durante una semana. El objetivo es que la semana siguiente puedan comprobar si han cumplido sus retos. Es importante ponerse objetivos cuando se tiene un negocio 😉 cumplirlos llenará de satisfacción a todo tu equipo.
Por oficinas: si tienes un negocio con varias oficinas, puedes hacer previsiones de oportunidades de venta en cada una de ellas. Cuando hagas la reunión semanal de seguimiento podrás comprobar cuáles cumplen sus objetivos con más holgura, cuáles con menos…y decidir, incluso, si te sobra alguna oficina, quién sabe.
Por tipo de producto o servicio: hacer previsiones de ventas sobre los productos que ofreces te hará reflexionar, con datos reales, sobre si tus productos funcionan, si vendes todo lo que tú pensabas, o si unos productos funcionan mejor que otros. Te lo hemos dicho en alguna ocasión, nunca pierdas de vista el concepto rentabilidad de tu producto o servicio, porque es una de las claves de tu negocio.
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Detalle de gastos
Tan importante es prever los ingresos (ventas) como los gastos. Es importante que detalles todos los gastos que se han producido en tu empresa durante la semana, que los ordenes por tipos y que los compares con los de la semana anterior. En él deben quedar registrados:
Gastos variables: como viajes y comidas de empresa, desplazamientos cortos, gasolina, etc… Bajo qué concepto se han realizado y quién los ha realizado.
Gastos fijos: como la luz, el agua o el alquiler del local o despacho donde se encuentre tu negocio. Tenerlos negro sobre blanco te hará plantearte, en cualquier momento, si los gastos fijos son demasiado altos o si, por el contrario, son totalmente asumibles por tu empresa.
Detalle de pagos
¿Registras el detalle de los pagos recibidos durante la semana anterior, y aquellos que tienes previstos para futuros meses? Es esencial. Piensa que si tienes una previsión de aquellas cantidades que esperas recibir por un producto o servicio de tu empresa, podrás también hacer planes en cuanto a futuras inversiones que tengan que ver con la mejora, ampliación de tu negocio o contratación de más personal.
Por eso es tan útil, porque registrar el detalle de los pagos te permite planear a corto y media plazo, y eso es bueno. Todo lo que sea pensar en el futuro de tu negocio significa que la cosa funciona y que te ilusiona. Fíjate si significa cosas buenas.
Antigüedad de las facturas
Este es, quizá, el punto más desagradable cuando hablamos de un negocio: el de los impagos de los clientes.
Te recomendamos que registres la antigüedad de las facturas que genera tu negocio de la siguiente manera:
Por cliente: de quién es la factura, cuánto tiempo tiene el cliente para pagarla, ¿la ha pagado ya? Con toda esta información podrás, incluso, decidir si un cliente te conviene. Coincidirás con nosotros en que un cliente recurrente en impagos no te interesa en tu vida empresarial. Sin embargo, uno que paga religiosamente es importante tratarlo bien y fidelizarlo. Localiza quién es quién y si paga en plazo.
Por tiempo de demora: ahora ocupémonos de los clientes que demoran sus pagos. Cuánto tiempo tardan en pagar, ¿puedes permitirte que tarden unos días? Ordena tus facturas en función del tiempo de demora, para que puedas actuar en consecuencia y reclamar lo que te corresponde por los servicios prestados.
Ahora párate a reflexionar sobre estos puntos que te hemos dado y piensa en una plantilla de Excel que te ofrezca generar estos informes de manera automática y desde cualquier lugar…. No lo busques porque no existe.
Excel no es una aplicación y no te libras de realizar trabajos repetitivos. En Flowsme te ofrecemos la posibilidad de elaborar todos estos informes de forma automática y desde cualquier lugar. Únete y comprobarás lo fácil que es.