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Cómo controlar los gastos en la empresa

Quizás no sea la parte más atractiva de ser emprendedor, pero sí que es muy importante. De hecho, encontrar la fórmula perfecta para controlar los gastos en la empresa debe ser para ti como una hoja de ruta, un mapa, un camino a seguir.

Piensa que no controlar los gastos te hará avanzar a ciegas por el mundo empresarial y, por lo tanto, no llevar ningún tipo de gestión en tu negocio. No te lo puedes permitir.

Te daremos las claves para que sepas cómo gestionar tus gastos y tus costes en la empresa.

Ventajas de controlar los gastos

En el fondo son todo ventajas, aún así seremos más concretos:

  • Evita problemas futuros: localiza muy bien cuáles son tus gastos necesarios (aquellos a los que no puedes renunciar) y aquellos superfluos. Libérate de estos últimos y céntrate en que los primeros no sean excesivos, pero no comprometas el futuro de tu empresa con gastos que no te llevan a ningún sitio.
  • Comparar precios te ayudará a comprar mejor: busca siempre la mejor relación calidad-precio en los productos que compres para tu empresa. Te permitirá llevar un mejor control de gastos globales en tu negocio.
  • Podrás renegociar mejor: ser consciente en todo momento de lo que gastas, te permitirá saber si es posible renegociar los precios con tus proveedores para ahorrar.
  • Menos riesgo de abuso: si sabes lo que gastas evitarás que otros se aprovechen de tu desconocimiento. No permitas que nadie te tome el pelo. Si tienes empleados, pon límite a lo que pueden gastarse, e imprime la cultura del ahorro en todo tu equipo.

Tipifica los gastos de tu empresa

Categoriza los gastos por tipo y persona que los realiza. Con una imagen de cómo se registran los gastos en Flowsme lo verás mejor.

Con sólo observar el cuadro sabrás:

  • Quién realiza el gasto.
  • A cuánto asciende.
  • Te han pagado ya?
  • El tipo de gasto que es. Te proponemos la siguiente categorización:
    • Activos
    • Compras
    • Alquiler
    • Reparaciones y mantenimiento
    • Seguros
    • Transporte
    • Servicios y tasas legales
    • Servicios profesionales
    • Comisiones
    • Publicidad y marketing
    • Suministros
    • Hardware y software
    • Dietas
    • Salarios
    • Intereses
    • Impuestos y tasas
    • Amortización
    • Provisión por morosidad

Una vez establecida la tipificación, calcula la media de gastos mensuales de los últimos 12 meses y saca un informe que te permita extraer conclusiones sobre tus gastos mes a mes, trimestre a trimestre y cada año. Sólo con este control podrás elaborar un presupuesto anual que te permita trabajar con previsión. Piensa que un presupuesto es un plan de acción dirigido a que cumplas una meta prevista. No tenerlo es trabajar a ciegas, sin plan previsto y obligándote a ti mismo a la contínua improvisación.

Debes expresar tu meta en valores y términos financieros, y necesitas realizarla en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. La formulación de un buen presupuesto implica la responsabilidad de gestionar todas y cada una de las áreas de tu empresa.

Compara el presupuesto con el gasto real

Elaborar un presupuesto supone anticiparte a los ingresos y gastos que tendrá tu empresa durante todo un año de actividad económica. En él debes reflejar la correcta utilización de los recursos disponibles, según las necesidades de tu empresa. Aún así no te olvides de conjugar uno de los verbos más importante de cualquier actividad empresarial: COMPARAR.

Si para algo sirven los presupuestos, además de para seguirlos y no salirse de ellos en la medida de lo posible, es para compararlos con los gastos reales que se han producido en tu empresa durante el ejercicio y comprobar en qué medida se han cumplido. De lo contrario, de poco te servirá haber realizado un presupuesto. Comparar es necesario y obligatorio para extraer conclusiones.

Actua y automatiza

Una vez has comparado el presupuesto con el gasto real de tu empresa, debes actuar con firmeza para lo positivo y lo negativo.

  • Positivo: si has cumplido a rajatabla con el presupuesto, y fruto de esa disciplina has obtenido beneficios, puedes abrir la mano y ampliar el nivel de gasto para el año siguiente, si así lo consideras oportuno y para el bien de tu empresa.
  • Negativo: si no cumples con el presupuesto no te queda otra que controlar más para ajustarte y no incurrir en pérdidas.

Y la herramienta que te permite controlar los gastos para cumplir con todo y gestionar tu empresa, tiene que estar basada en la automatización. Busca una aplicación que te ayude a tomarle la temperatura constantemente a tu negocio de forma fácil y rápida. E En Flowsme hemos incorporado algunos aspectos pensados para facilitarte el control de gastos de tu empresa. A través de nuestra aplicación puedes introducir los gastos que genera la actividad de tu empresa. 

De esta forma, puedes obtener en todo momento los ratios de margen de venta en tiempo real.

Recuerda que una venta no significa ganancia si no sabes cuánto te cuesta producir lo que vendes. Establece un equilibrio basado en tu rentabilidad y habrás dado en el clavo 😉