Definitivamente implementar un CRM sencillo es una apuesta segura cuando se trata de empezar a usar un sistema de gestión comercial en nuestra empresa.
Si alguna vez hemos estado inmersos en la implantación de una estrategia de CRM recordaremos que uno de los quebraderos de cabeza más importantes es la adopción del usuario comercial.
[Tweet «Por definición, el comercial es un perfil de usuario disperso, móvil y poco organizado.»]CRM en la nube vs CRM on premise
Volviendo a la implementación del CRM en la organización, la primera decisión a tomar como responsables del proyecto es qué tipo de herramienta CRM queremos poner en marcha:
CRM On Premise
Software instalado en un servidor de nuestra propiedad o arrendado. Será necesario controlar los elementos de sistemas tales como versiones, rendimiento del hardware, cópias de seguridad, cambios en las bases de datos, etc.
Adicionalmente, deberemos desembolsar una cantidad de dinero importante en concepto de licencias que también tendrán un mantenimiento anual. Con este sistemas conocemos dónde están los datos en todo momento porque su seguridad y su accesibilidad corren de nuestro cargo.
CRM en la Nube
Software como Servicio (SaaS). Es decir, contratamos las licencias por usuario que necesitamos pudiendo ampliar o disminuir el número de las mismas en cualquier momento.
Al ser un formato de CRM en la nube, nos desvinculamos de cualquier tarea fuera d lo que es el propio servicio de CRM: las tareas de backups, rendimiento de los sistemas, seguridad, escalabilidad y accesibilidad de la herramienta corren a cargo del proveedor.
Parece evidente que en la mayoría de casos optaremos por un programa de gestión de clientes en la nube. Esto nos permitirá centrarnos en el servicio más que en la herramienta y nuestra estrategia de CRM tendrá más posibilidades de éxito.
El CRM sencillo es el más usado
[Tweet «El punto tener en cuenta en la implementación de un CRM es la sencillez.»]No sólo los comerciales sino también los empleados de backoffice tienden a tener una lista de tareas interminable y los procesos habituales como gesión del email, recepción de llamadas (ahora también chats, videoconferencias, etc.) llenan y sobrepasan la jornada laboral.
Completar la información del CRM no puede suponer una labor tediosa para nadie, de lo contrario, el fracaso será casi seguro.
Volviendo al perfil comercial, es necesario que elijamos un CRM sencillo y ágil. Sencillo no quiere decir simple. Hablamos de que los procesos de entrada de datos sean rápidos e intuitivos.
La curva de adopción de la herramienta debe ser de minutos, no de horas o días como en algunas herramientas (ERPs). Debemos procurar que la herramienta hable el mismo idioma que nuestro equipo usando conceptos tan claros como sea posible y relacionándolos de una manera natural.
El CRM debe considerar la movilidad
Otro aspecto a tener en cuenta cuando pensamos en contar con una nueva aplicación comercial es la movilidad.
Hoy en día rara es la empresa que no tiene a su fuerza de ventas de aquí para allá conociendo nuevos clientes y cerrando nuevos tratos o atendiendo a los clientes existentes.
Nuestra herramienta debe contar con acceso desde dispositivos móviles, tabletas, etc. Cualquier momento puede ser un buen momento para completar la información de la ficha del cliente, del contacto o de la reunión donde se ha hablado de la oportunidad comercial que se va a cerrar.
Aunque se trata de una tendencia a nivel mundial, el artículo de Enrique Dans nos explica cómo el mercado español es considerado como un mercado experimental dada la penetración del smartphone.
Movilidad no es sólo acceder desde el móvil, se trata de acceso desde cualquier lugar y plataforma. Por eso un CRM en la nube nos facilita la accesibilidad de la información.
Hoy en día no debe ser una opción pensar en que los comerciales o nosotros mismos debemos pasar por la oficina para cumplimentar datos en un sistema de gestión porque no tenemos acceso desde el ordenador de nuestra casa, desde nuestro tablet o desde nuestro smartphone.
El proceso de selección del CRM
Una vez tenemos claro que nuestro CRM será sencillo y en la nube, debemos preguntarnos qué herramienta debemos buscar. La respuesta es sencilla: el que más nos ayude a conseguir nuestros objetivos comerciales.
Ahí va una lista de puntos a tener en cuenta para valorar si un CRM es adecuado para nuestro negocio:
- En la nube. Como hemos visto más arriba, las ventajas de trabajar en la nube son muy importantes.
- Facilidad de uso. Queremos que la curva de adopción sea corta para poder disfrutar de las ventajas del CRM rápidamente.
- Proceso comercial completo. Nuestro CRM debe poder gestionar todo el ciclo de venta completo, la aparición del candidato, la gestión de la venta y la posterior facturación.
- Estadísticas en tiempo real. La herramienta debe poder darnos información sobre nuestros indicadores de negocio más importantes.
- Informes y gráficos. Es de gran ayuda contar con un Panel de Control que nos dé una visión global de todos nuestros procesos de negocio.
- Integración de las operaciones marketing, ventas, facturación. Todos los empleados de la organización deben poder aportar su información para tener una visión global del cliente y sus flujos.
- Gestión de roles de usuario. En previsión de incorporar a más empleados a la plataforma, debemos pensar en que la herramienta nos ha de permitir dar acceso a la información que cada empleado debe ver y sólo a esa.
- Precio. Como siempre, una variable crítica de decisión. Por ejemplo, desde sólo 9€/mes podemos disfrutar de un CRM completo con los procesos de Facturación en la Nube incluídos. Probar Flowsme Gratis.
¿Qué otros aspectos consideras importantes en la elección de una herramienta CRM?