El control de costes es uno de los puntos fundamentales a la hora de mantener el equilibrio financiero de nuestra empresa. Cuántas veces, en la gestión de nuestra economía familiar, nos hemos preguntado en qué se nos ha ido el dinero este mes «si he hecho lo mismo que el mes anterior».
Por eso es tan importante anotar estrictamente todos los gastos que genera nuestra empresa, porque sólo así sabremos con exactitud a qué dedicamos cada euro. En base a esa información podremos decidir de dónde ajustar y dónde gastar más. No es nuestro objetivo dar una clase de economía en este post, pero sí nos gustaría recordar que existen dos tipos de costes, directos e indirectos.
Los primeros se derivan directamente de fabricación del producto, y los segundos no se pueden atribuir directamente a un proceso porque se derivan de dos o más acciones productivas. Por ejemplo, suministros de agua y luz, alquiler del local o la nave industrial, gastos de administración… Todos ellos son susceptibles de ser controlados. El dinero que entra y sale de nuestra empresa debe estar constantemente justificado. Piensa que controlar costes no significa necesariamente que tengamos dificultades, sin embargo sí lo hacemos para evitar que las tenga. Así que la siguiente pregunta es ¿por dónde empiezo a controlar costes?
¿Por qué controlar costes?
Como te comentábamos anteriormente, controlar costes no significa necesariamente que nuestro negocio esté pasando por dificultades. Más bien al contrario, controlamos costes para evitar problemas, porque una vez entrados en una crisis, la palabra ya no es control sino reducción de costes a diestro y siniestro. Para evitar entrar en situaciones críticas, es bueno aplicar una rutina de control en nuestra empresa, basada en: comparar, negociar y calcular ¿Por qué? Porque para poder tomar decisiones sobre los costes de nuestro negocio es básico tener las respuestas a estas preguntas: ¿Cuánto gastamos? ¿En qué lo gastamos? ¿Quién lo gasta? ¿Qué gastos son necesarios y cuáles no? ¿Podríamos gastar menos por el mismo servicio, sin rebajar la calidad? Cuando tengas las respuestas, debes clasificarlas en algún lugar siguiendo los puntos que te proponemos a continuación.
Registra los gastos de tu empresa
Debes registrar los gastos de tu empresa utilizando alguna aplicación que te permita categorizar los costes por tipo y por la persona que los realiza. Con una imagen lo verás mejor:
A través del control obtendrás un cuadro de mando de costes, y echando tan sólo un vistazo, podrás sacar conclusiones para tomar decisiones fundamentadas.
Objetivo del control de costes
Son muchos los objetivos que perseguimos como emprendedores a la hora de controlar los costes en nuestra empresa. Estos deberían ser algunos de ellos:
– Conocer lo que cuesta la actividad de nuestra empresa.
– Ser conscientes de lo que cuestan los productos y servicios que ofrecemos a nuestros clientes.
– Establecer márgenes de beneficio realistas y rentables sobre nuestros productos y servicios.
– El precio de venta al público de nuestro producto siempre debe guardar un equilibrio de rentabilidad respecto a los costes.
– Tomar decisiones inteligentes y fundamentadas sobre nuestra empresa.
– Eliminar o potenciar productos, fijar nuevos precios, contratar más personal o personal más especializado (así como dejar de hacerlo)…
Son muchas las decisiones que se pueden tomar sabiendo los costes reales de todos y cada uno de los departamentos de nuestra empresa.
Aplicaciones para el control de costes
En el día a día de nuestro negocio es importante contar con una aplicación que nos ayude a tomarle la temperatura constantemente. En Flowsme hemos incorporado algunos aspectos pensados para facilitarte el control de los costes de tu empresa. A través de nuestra aplicación puedes introducir los costes de venta de los productos y servicios de tu empresa. De esta forma, puedes obtener en todo momento los ratios de margen de venta en tiempo real.
Flowsme permite, incluso, hacer una previsión de pagos de tus gastos introduciendo la fecha de liquidación. Una opción imprescindible para los emprendedores más previsores.
¿Cómo empiezo?
Es más fácil de lo que crees. Siéntate y repasa tu extracto bancario y toma nota de los pagos efectuados que se repiten: suministros, compras de material, recibos y alquileres, etc… Te proponemos ahora una lista de posibles «tipos de gasto» en los que debes intentar colocar todos ellos:
Activos
Compras
Alquiler
Reparaciones y mantenimiento
Seguros
Transporte
Servicios y tasas legales
Servicios profesionales
Comisiones
Publicidad y marketing
Suministros
Hardware y software
Dietas
Salarios
Intereses
Impuestos y tasas
Amortización
Provisión por morosidad
Una vez tipificados, intenta sacar un informe de cómo evolucionan estas categorías de gasto en el tiempo, mes a mes, trimestre a trimestre y año a año.
De este primer análisis obtendrás conclusiones que te encaminarán a un buen control de costes. Por ejemplo, pregúntate si debes valorar la incorporación de alguna herramienta que te ayude a controlar los costes de una forma eficiente, rápida y desde cualquier lugar 🙂